Polska administracja wyjaśnia zasady wdrożenia KSeF dla firm

Traders Union
Wszystkie wiadomości
Wiadomości finansowe
Zasady wdrożenia KSeF dla firm

Wszystkie wiadomości

Najważniejsze wydarzenia

Wybór redakcji

Wiadomości kryptowalutowe

Wiadomości finansowe

Waluty

Głosy rynku

Wiadomości regulatorów

Wiadomości z banków centralnych

Hanna Syniavska

31.03.2026

Polska administracja wyjaśnia zasady wdrożenia KSeF dla firm — KSeF: zasady wdrożenia

Ministerstwo Finansów na portalu gov.pl przypomina 31 marca, przed drugim etapem wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, najważniejsze zasady logowania, wystawiania i odbierania e-faktur oraz korzystania z trybów szczególnych. Materiał ma pomóc przedsiębiorcom przygotować procesy księgowe do kolejnych terminów obowiązkowego używania systemu. Resort wskazuje też, że 2026 r. pozostaje okresem przejściowym bez kar za błędy związane z korzystaniem z KSeF.

Najważniejsze

Obligatoryjne korzystanie z KSeF od 1 lutego 2026 r. dotyczy firm z obrotem powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. najmniejszych firm ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie.
System KSeF 2.0 zapewnia ciągłość obrotu poprzez różne tryby offline oraz awaryjne, wyznaczając termin przesłania faktur do systemu najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
W 2026 r. Ministerstwo Finansów nie przewiduje kar za błędy w korzystaniu z KSeF, skupiając się na wsparciu, szkoleniach i informowaniu przedsiębiorców.

Harmonogram obowiązku i zasady korzystania z systemu

KSeF służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a dostęp do niego jest możliwy przez stronę ksef.podatki.gov.pl. Użytkownicy mogą logować się przez login.gov.pl, w tym aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną, e-dowód lub Profil Zaufany, a także podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną. W przypadku działania w imieniu firmy konieczne jest wcześniejsze nadanie odpowiednich uprawnień w systemie.

Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapowo. Od 1 lutego 2026 r. obejmuje przedsiębiorców, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców i inne podmioty wystawiające faktury, a od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze firmy z miesięczną sprzedażą udokumentowaną fakturami do 10 tys. zł brutto. Dla najmniejszych podatników do końca 2026 r. działa rozwiązanie przejściowe, ale po przekroczeniu miesięcznego limitu 10 tys. zł obowiązek powstaje od faktury, która przekracza ten próg.

Resort podkreśla, że do limitu 10 tys. zł wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami podlegającymi obowiązkowi wystawienia w KSeF, liczonymi brutto. Z wyliczenia wyłączone są między innymi transakcje B2C, sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej, paragony z NIP do 450 zł oraz faktury wyłączone na podstawie przepisów szczególnych. Obowiązkowy KSeF nie obejmuje sprzedaży na rzecz konsumentów, choć faktury B2C można wystawiać w systemie dobrowolnie.

Tryby offline, uprawnienia i ciągłość obrotu

W obowiązkowym KSeF 2.0 funkcjonują tryb online oraz kilka trybów offline, które mają zabezpieczać ciągłość fakturowania. W trybie offline24 fakturę można wystawić bez połączenia z systemem, ale trzeba ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a przed tym momentem nie należy przekazywać jej nabywcy. Przy czasowej niedostępności systemu faktury wystawia się poza KSeF i przesyła najpóźniej dzień po zakończeniu niedostępności.

W trybie awaryjnym, po ogłoszeniu awarii komunikatem w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym, podatnik może przekazać fakturę kontrahentowi przed wysłaniem jej do KSeF. Następnie dokument trzeba przesłać do systemu w celu nadania numeru, nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. W przypadku awarii całkowitej KSeF, związanej na przykład z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury, faktury można wystawiać poza systemem bez stosowania wzoru ustrukturyzowanego i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do KSeF.

Ministerstwo przypomina również, że faktury wystawionej poza KSeF nie należy wystawiać ponownie w systemie, ponieważ prowadzi to do powstania dwóch odrębnych dokumentów dla jednej sprzedaży. Wizualizację faktury wystawca może wydać nabywcy dopiero po rejestracji w systemie i nadaniu numeru KSeF. Samofakturowanie pozostaje bez zmian podatkowych, jednak nabywca musi uzyskać odpowiednie uprawnienia, aby wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy.

Wsparcie dla firm i przygotowanie procesów księgowych

Resort finansów wskazuje, że 2026 r. jest okresem przejściowym, w którym nie są nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Administracja koncentruje się na wsparciu praktycznym, odpowiadaniu na pytania i wyjaśnianiu wątpliwości przedsiębiorców. Prowadzone są działania informacyjne i szkoleniowe, w tym cykl spotkań „Środy z KSeF”, szkolenia branżowe oraz dni otwarte w urzędach skarbowych.

Dostęp do systemu dla części podmiotów wymaga złożenia formularza ZAW-FA, zwłaszcza gdy chodzi o jednostki niebędące osobami fizycznymi, które nie mają pieczęci kwalifikowanej, oraz organy egzekucyjne. Formularz należy złożyć przed rozpoczęciem korzystania z KSeF, papierowo lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Uprawnienia dla księgowej lub innych osób można następnie nadać bezpośrednio w systemie po zalogowaniu.

Ministerstwo opisuje też zasady uzyskiwania certyfikatów KSeF, które służą do uwierzytelniania i obsługi trybów szczególnych. Certyfikat typu 1 służy do logowania, a certyfikat typu 2 jest wymagany przy wystawianiu faktur w trybach takich jak offline24 czy tryb awaryjny i umożliwia oznaczenie faktury kodem QR. Certyfikaty są wydawane przez system na wniosek użytkownika i zachowują ważność maksymalnie przez dwa lata.

W naszej publikacji opisywaliśmy drugi etap wdrożenia KSeF od 1 kwietnia, gdy obowiązek korzystania z systemu miał objąć większość przedsiębiorstw, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów do limitu 10 tys. zł miesięcznie. Przedstawiliśmy skalę wdrożenia (liczbę faktur, firm i certyfikatów), parametry przepustowości systemu oraz zapowiadane usprawnienia i zakres wsparcia administracji dla firm przygotowujących się do zmian.

Ten materiał może zawierać opinie osób trzecich, żadne dane ani informacje na tej stronie nie stanowią porady inwestycyjnej zgodnie z naszym Zastrzeżeniem. Chociaż przestrzegamy surowych Zasad Redakcyjnych, ten post może zawierać odniesienia do produktów naszych partnerów.

Czy spodobał Ci się ten artykuł?